Положення про обробку і захист персональних даних

ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ

Інтернет-магазину 

prof1group.ua

 

Адміністрація інтернет-магазину prof1group.ua вживає ряд організаційних та технічних заходів для надійного захисту наданих персональних даних від неправомірного доступу до них третіми особами. 

Захист персональних даних, наданих клієнтами нашого інтернет-магазину, регламентується Законом України "Про захист персональних даних" № 2297-VI від  01.06.2010 р.

 

Зміст

1.    Загальні поняття та сфера застосування.

2.    Перелік баз персональних даних.

3.    Мета обробки персональних даних.

4.    Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних.

5.    Місцезнаходження бази персональних даних.

6.    Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.

7.    Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних.

8.    Права суб’єкта персональних даних.

9.    Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних.

10.Видалення або знищення персональних даних.

 

1. Загальні поняття та сфера застосування.

1.1. Це Положення встановлює загальні вимоги до організаційних та технічних заходів обробки і захисту персональних даних у Товаристві з обмеженою відповідальністю “"СТАНДАРТ-СВ ТОРГ".” (далі - ТОВ "СТАНДАРТ-СВ ТОРГ".”), яке є володільцем інтернет-магазину prof1group.ua, для обробки та забезпечення захисту від випадкової втрати або знищення, незаконної обробки, у т. ч. незаконного знищення чи доступу до персональних даних клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua та під час виконання працівниками ТОВ "СТАНДАРТ-СВ ТОРГ" покладених на них завдань.

1.2. Положення є обов'язковим для виконання відповідальними особами та співробітниками ТОВ "СТАНДАРТ-СВ ТОРГ".”, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків та ознайомлюються з цим Положенням під підпис.

1.3. Терміни у цьому Положенні вживаються у таких значеннях:

- база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;

- відповідальна особа — визначений працівник ТОВ "СТАНДАРТ-СВ ТОРГ", який організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;

- володілець персональних даних (бази персональних даних) — ТОВ "СТАНДАРТ-СВ ТОРГ", яке за згодою клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua отримало право на обробку їх персональних даних, та яке затверджує мету обробки персональних даних у такій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;

- Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;

- загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкти персональних даних залишають свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);

- згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення клієнта інтернет-магазину prof1group.ua (за умови його поінформованості) щодо надання дозволу на обробку його персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, яке висловлюється у паперовому чи електронному документі, з обов’язковими реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і клієнта, який засвідчується електронним підписом клієнта, або відміткою, яку проставляє клієнт  на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень. Така згода суб’єкта персональних даних також надається під час його реєстрації на веб-сайті інтернет-магазину prof1group.ua шляхом проставлення відмітки про надання дозволу на обробку своїх персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, при цьому, ця система не створює можливостей для обробки персональних даних до моменту проставлення відмітки;

- знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати клієнта інтернет-магазину prof1group.ua;

- обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, виконуваних повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua;

- персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про клієнта інтернет-магазину prof1group.ua, який ідентифікований або може бути конкретно ідентифікований;

- розпорядник бази персональних даних клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua — фізична чи юридична особа, якій ТОВ "СТАНДАРТ-АВ ТОРГ", як володілець бази персональних даних, або закон надає право обробляти ці дані. Не є розпорядником такої бази персональних даних особа, якій володілець та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;

- суб’єкт персональних даних — клієнт інтернет-магазину prof1group.ua, персональні дані якого обробляються відповідно до Закону України "Про захист персональних даних" № 2297-VI від  01.06.2010 р.;

- третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, якій володілець чи розпорядник бази персональних даних передає персональні дані відповідно до закону;

- особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров’я чи статевого життя.

1.4. Володілець бази персональних даних  отримує персональні дані від суб’єкта персональних даних під час оформлення останнім замовлення через корзину інтернет-магазину prof1group.ua, під час оформлення замовлення за телефонами, які зазначаються на веб-сайті інтернет-магазину prof1group.ua, або під час реєстрації суб’єкта персональних даних (створення Особистого кабінету) на зазначеному веб-сайті інтернет-магазину, а також під час залишення суб’єктом персональних даних на цьому веб-сайті інтернет-магазину свого відгуку чи запиту.

1.5. Конфіденційність персональних даних суб’єкта персональних даних є обов'язковою умовою для використання володільцем бази персональних даних  з доступом до таких персональних даних, за умови не допускати їх поширення без згоди суб’єкта персональних даних або наявності іншої законної підстави.

1.6. Використання користувачем інтернет-магазину prof1group.ua означає згоду з цією Політикою конфіденційності та умовами обробки персональних даних суб’єктів персональних даних. У випадку незгоди з умовами Політики конфіденційності та умовами обробки персональних даних, користувач зобов’язаний припинити використовувати веб-сайт інтернет-магазину prof1group.ua.

1.7. Ця політика конфіденційності та умови обробки персональних даних стосуються тільки веб-сайт інтернет-магазина prof1group.ua. Інтернет-магазин prof1group.ua не контролює і не несе відповідальність за інші веб-сайти третіх осіб, на які суб’єкт персональних даних може перейти по посиланнях, доступним на веб-сайт інтернет-магазину prof1group.ua.

1.8. Адміністрація володільця бази персональних даних не перевіряє достовірність персональних даних, які надаються суб’єктами персональних даних.

1.9. Суб’єкт персональних даних визнає, що в разі його недбалого ставлення до безпечного зберігання свого логіна і пароля, що дає доступ до його персональних даних, треті особи можуть отримати несанкціонований доступ до облікового запису суб’єкта персональних даних, персональних і інших даних останнього. Володілець бази персональних даних не несе відповідальність за збитки завдані таким доступом, та рекомендує суб’єктам персональних даних використовувати складні паролі, які складаються з цифр та літер. Змінити пароль для доступу до своїх даних суб’єкт персональних даних може скориставшись функцією "Особистий кабінет" і зайшовши в розділ "Мій профіль".

2. Перелік баз персональних даних.

2.1. Володілець бази персональних даних  є власником бази персональних даних клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua.

3. Мета обробки персональних даних.

3.1. Метою обробки персональних даних у базі персональних даних є зберігання та обслуговування даних суб’єктів персональних даних, відповідно до статей 6, 7 Закону України "Про захист персональних даних" № 2297-VI від  01.06.2010 р.

3.2. Метою обробки персональних даних суб’єктів персональних даних є:

– реалізація цивільно-правових відносин з суб’єктами персональних даних, проведення розрахунків за реалізовані товари/послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;

– відправлення суб’єктам персональних даних замовлень засобами поштових сервісів та інформування суб’єктів персональних даних засобами електронних листів, повідомлень в месенджерах, або смс повідомлень про ці замовлення;

– інформування суб’єктів персональних даних засобами різноманітних повідомлень про нові товари/послуги, спеціальні пропозиції, акції та різні події в інтернет-магазині prof1group.ua. Суб’єкт персональних даних завжди може відмовитися від отримання інформаційних повідомлень, перейшовши за відповідним посиланням в електронному листі або зателефонувавши на номер інтернет-відділу.

3.3. Знеособлені дані користувачів веб-сайту інтернет-магазину prof1group.ua, що збираються за допомогою сервісів інтернет-статистики, використовуються для збору інформації про дії користувачів на веб-сайті інтернет-магазину prof1group.ua, поліпшення якості цього сайту та його змісту.

4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних.

4.1. Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.

4.2. Згода суб’єкта персональних даних може бути надана у таких формах:

- документ на паперовому носії з обов’язковими реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;

- електронний документ з обов’язковими реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу, який засвідчується електронним підписом суб’єкта персональних даних, або відміткою, яку проставляє суб’єкт персональних даних на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень;

- реєстрація суб’єкта персональних даних на веб-сайті інтернет-магазину prof1group.ua шляхом проставлення відмітки про надання дозволу на обробку своїх персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.

4.3. Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства, або під час реєстрації суб’єкта персональних даних (створення Особистого кабінету) на веб-сайті інтернет-магазину prof1group.ua, а також під час залишення на цьому веб-сайті свого відгуку чи запиту.

4.4. Суб’єкт персональних даних отримує повідомлення про включення його персональних даних до бази персональних даних клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua, про права, визначені Законом України "Про захист персональних даних" № 2297-VI від  01.06.2010 р., мету збору персональних даних та осіб, яким передаються його персональні дані, під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства, або під час реєстрації суб’єкта персональних даних (створення Особистого кабінету) на веб-сайті інтернет-магазину prof1group.ua, а також під час залишення на цьому веб-сайті свого відгуку чи запиту.

4.5. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.

5. Місцезнаходження бази персональних даних.

5.1. Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою володільця бази персональних даних .

6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.

6.1. Порядок доступу третіх осіб до персональних даних суб’єктів персональних даних визначається умовами згоди, наданої суб’єктами персональних даних володільцу бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України "Про захист персональних даних" № 2297-VI від  01.06.2010 р. або неспроможна їх забезпечити.

6.3. Суб’єкт відносин, пов’язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі — запит) до бази персональних даних клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua володільцю зазначеної бази персональних даних.

6.4. У запиті зазначаються:

·       прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи — заявника);

·       найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи — заявника);

·       прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;

·       відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;

·       перелік персональних даних, що запитуються;

·       мета та/або правові підстави для  запиту.

6.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

6.6. Усі працівники володільця бази персональних даних зобов’язані додержуватися вимог конфіденційності щодо персональних даних та інформації, яка міститься  у базі персональних даних клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua.

6.7. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.

6.8. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.

6.9. У повідомленні про відстрочення зазначаються:

·       прізвище, ім’я та по батькові посадової особи;

·       дата відправлення повідомлення;

·       причина відстрочення;

·       строк, протягом якого буде задоволено запит.

6.10. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

6.11. У повідомленні про відмову зазначаються:

·       прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;

·       дата відправлення повідомлення;

·       причина відмови.

6.12. Рішення про відстрочення або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржено до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.

7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних.

7.1. Володілець бази персональних даних клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua має системні і програмно-технічні засоби та засоби зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.

7.2. Відповідальна особа володільця бази персональних даних організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом володільця бази персональних даних.

Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці зазначаються у посадовій інструкції.

7.3. Відповідальна особа зобов’язана:

·       знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;

·       розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків;

·       забезпечити виконання співробітниками володільця бази персональних даних вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базі персональних даних клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua;

·       розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних, який, зокрема, повинен містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;

·       повідомляти володільця бази персональних даних про факти порушень співробітниками вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базі персональних даних клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;

·       забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення вказаного суб’єкта про його права.

7.4. З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:

·       отримувати необхідні документи, у тому числі накази й інші розпорядчі документи, видані володільцем бази персональних даних, пов’язані із обробкою персональних даних;

·       робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп’ютерних системах;

·       брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці;

·       вносити на розгляд пропозиції щодо покращення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;

·       одержувати пояснення з питань здійснення обробки персональних даних;

·       підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку персональних даних та/або мають доступ до бази персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків, зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, щодо обробки і захисту персональних даних у базі персональних даних клієнтів інтернет-магазину prof1group.ua.

7.6. Працівники, які мають доступ до персональних даних та/або до бази персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку, зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків. Таке зобов’язання є чинним після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.

7.7.Особи, які мають доступ до персональних даних та/або до бази персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку, у разі порушення ними вимог Закону України "Про захист персональних даних" № 2297-VI від  01.06.2010 р., несуть відповідальність згідно чинного  законодавства України.

7.8. Персональні дані суб’єктів персональних даних зберігаються лише протягом строку, який необхідний для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі таке зберігання триває не довше ніж це визначено згодою суб’єкта персональних даних на зберігання та обробку цих даних.

8. Права суб’єкта персональних даних.

8.1. Суб’єкт персональних даних має право:

- знати про джерела збирання своїх персональних даних та місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та / або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;

- отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у базі персональних даних;

- на доступ до своїх персональних даних, що містяться у базі персональних даних;

- отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів, з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;

- пред’являти вмотивовану вимогу володільцю бази персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних володільцем та розпорядником зазначеної бази персональних даних;

- пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних володільцем та розпорядником бази персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;

- на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;

- звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду;

- застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;

- вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди;

- відкликати згоду на обробку персональних даних;

 - знати механізм автоматичної обробки персональних даних;

- на захист від автоматизованого рішення, яке має для нього правові наслідки.

9. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних.

9.1. Суб’єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

9.2. Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

9.3. Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.

У запиті зазначаються:

·       прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;

·       інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних;

·       відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;

·       перелік персональних даних, що запитуються.

9.4. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

9.5. Протягом цього строку володільця бази персональних даних доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

9.6. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

10. Видалення або знищення персональних даних.

10.1. Персональні дані видаляються або знищуються в порядку, встановленому відповідно до вимог закону.

10.2. Персональні дані підлягають видаленню або знищенню у разі:

- закінчення строку зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних або законом;

- припинення правовідносин між володільцем бази персональних даних чи розпорядником, якщо інше не передбачено законом;

- видання відповідного припису Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або визначених ним посадових осіб секретаріату Уповноваженого;

- набрання законної сили рішенням суду щодо видалення або знищення персональних даних.

10.3. Персональні дані, зібрані з порушенням вимог Закону України "Про захист персональних даних" № 2297-VI від  01.06.2010 р., підлягають видаленню або знищенню у встановленому законодавством порядку.